Entendiendo el Kaizen y su impacto en los negocios

Entendiendo el Kaizen y su impacto en los negocios

Por el Lic. Alejandro Lovagnini

(Buenos Aires).- La dinámica actual de negocios está poniendo a prueba la “resistencia” de las empresas. Los mercados no crecen,o lo hacen a ritmos vegetativos en nuestro país (al mismo ritmo de la inflación), y generan la necesidad de tomar decisiones y provocar cambios: algo así como “revolucionar” la manera de hacer, producir y mantener la empresa. A continuación un posible camino, experimentado por el management de empresas de uno de los gigantes asiáticos.

KAIZEN

Toda empresa necesita (especialmente en los tiempos actuales) someterse a un proceso de mejora continua. La competitividad siempre obliga, pero no solo ello, en países como el nuestro, donde la imprevisibilidad económica es
una constante,resulta imprescindible generar nuevos negocios,reducir costos e incrementar niveles de rentabilidad.

Una de las grandes contribuciones que los japoneses han hecho al management moderno ha sido en el ámbito de la calidad y productividad. Una forma de lograr la mejora continua consiste en la aplicación del Kaizen. Si bien algún lector o especialista en management moderno podrá alegar que esta metodología perdió algo de brillo con la desaceleración que vivió la “aplanadora industrial japonesa” en los últimos años (hoy superada por un gigante como China), la sensación es que por la realidad de las necesidades de las PyMEs y aún grandes empresas de nuestro país puede convertirse en un camino que dé respuestas a cuestiones esenciales de negocios, como costos, productividad, calidad, enfoque al cliente y rentabilidad.

Y a ún más, como parte de su plena vigencia, en nuestro país, se puso en marcha Kaizen Tango, el proyecto nipón-argentino (parte de un acuerdo bilateral firmado el año pasado entre los dos países) para desarrollar la
industria nacional, que involucra al INTI (Instituto Nacional de Tecnología Industrial), la UIA (Unión Industrial Argentina) y la CAME (Confederación Argentina de la Mediana Empresa).

¿Qué es Kaizen? Kaizen es una filosofía japonesa que proviene de la palabra “Kai” que significa cambio y “Zen”, que significa bueno. Literalmente, significa “un buen cambio”, pero su implicación más legendaria es la mejora continua, traducida como la convicción y el compromiso de siempre trabajar en “ser mejor y hacer mejor las cosas”. El Kaizen es una práctica actualmente aplicada en la gestión y los negocios como uno de los ingredientes secretos hacia el éxito empresarial.

La filosofía Kaizen fue concebida en Japón después de la Segunda Guerra Mundial para ayudar a restaurar el sector económico del país, cuya recuperación económica se convirtió en un casode estudio,por su rapidez y posterior consolidación como potencia en el mundo. Es producto de un programa que tiene como objetivo mejorarlas habilidades de gestión.

Pasos para implementarla  

Principios y pasos para implementar la metodología Kaizen.

  • Principios

    El método Kaizen comienza principalmente con el compromiso de los responsables de una empresa. Una vez logradoel compromiso,el método comienza con la aplicación del Ciclo conocido como PDCA (Plan, Do –hacer–Check,Act)o también círculo de Deming, por su autor), cuyo principal objetivo es la autoevaluación de la empresa, destacando los puntos fuertes que hay que tratar de mantener y las áreas de mejora en las que se deberá actuar.

Para que el Kaizen sea efectivo debe entrar en juego un elemento más: las cinco S que son:

  1. Seiri (clasificación): el primer paso es distinguir entre los elementos necesarios de aquellos que no lo son en un sistema productivo (esto abarca a productos o servicios, Ej.: en nuestro mercado de seguros,
    suscripción, emisión, pago de siniestros, tres áreas clave).
  2. Seiton (orden): hay que listar de manera ordenada todos los elementos que han quedado tras el Seiri. El Seiton lleva a organizar los elementos necesarios para reducir el tiempo de búsqueda y esfuerzo en el sistema productivo de trabajo
  3. Seiso (limpieza): implica conocer todos los procesos de la empresa en detalle, para que cualquier problema sea identificado y pueda ser solucionado
  4. Seiketsu (normalización): la compañía debe tener a su alcance los recursos necesarios para fomentar un buen ambiente. Para ser el mejor se debe contar con talento humano y las mejores herramientas de trabajo
  5. Shitsuke (disciplina): el compromiso con la mejora continua debe ser adquirido por todos los integrantes de la organización.
  • Cómo implementar el método Kaizen en 10 pasos:
    1. Enfoque en el cliente: Una empresa que quiera aplicar el método Kaizen tiene que tener el objetivo fundamental de cumplir con las expectativas del cliente.Para ello,debe asegurarse que cada individuo del staff de personal cumpla al máximo con las expectativas que se tienen de él
    2. Realizar mejoras continuamente: La búsqueda de la perfección es la gran clave del Kaizen, y ésta no se detiene una vez que se implementa una mejora, no hay descanso y se debe instalar la mentalidad en el personal de que la mejora es infinita
    3. Reconocer abiertamente los problemas: En todas las empresas existen problemas,incluso en las que se aplica el método Kaizen, pero fomentar una cultura de apoyo apropiada y constructiva hace posible mantener una comunicación abierta, en donde quede claro que no hay culpables, sino procesos para mejorar o problemas para solucionar
    4. Promover la apertura: En una empresa Kaizen existe una menor división funcional, por lo que es básico compartir, comunicarse entre departamentos y practicar un liderazgo visible y positivo en cada una
    5. Crear equipos de trabajo: Esto es decisivo, los equipos de trabajo constituyen los ladrillos de la estructura corporativa, dentro de las empresas Kaizen. Así, se pueden crear varios círculos de calidad y sinergias para poder realizar varios proyectos a la vez
    6. Manejar proyectos a través de equipos ‘interfuncionales’: Al trabajar en proyectos dentro de la empresa, es necesario contar con la participación de todos los departamentos e incluso con recursos externos como proveedores  y aún clientes, con el fin de obtener diferentes puntos de vista, colaboración y recursos que contribuyan al desarrollo de los mismos
    7. Nutrir los apropiados procesos de relaciones: Las empresas Kaizen son conscientes de que, si invierten en la “realización” de sus empleados en cuanto a habilidades interpersonales (en especial los gerentes y líderes  quienes son los responsables de la armonía de la compañía), lograrán obtener procesos sólidos
    8. Desarrollar la autodisciplina: La autodisciplina es la evidencia más palpable de las raíces Kaizen en la cultura japonesa. Ésta exige, además de lealtad con el equipo de trabajo y comportamiento autocontrolado, que también se tenga respeto por uno mismo y por la compañía, así como capacidad para trabajar en un buen clima con compañeros y clientes
    9. Mantener informados a todos los empleados: Es necesario mantener informados a los empleados sobre los pasos que da la empresa. Esto es de vital importancia, puesto que la actitud y el comportamiento correcto dependen del entendimiento y la aceptación de la misión,la cultura y los valores de la organización de la que se forma parte
    10. Fomentar el desarrollo de los empleados: Desarrollar y formar continuamente a los empleados, hace que éstos adquieran habilidades y tengan más oportunidades para aplicar la información recibida. A este fenómeno se le llama  empowerment (empoderamiento).

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